|
QUY TRÌNH PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC
1. Mô tả chi tiết
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc giả và mở hồ sơ
- Tiếp nhận một trong các giấy tờ sau: công văn, giấy giới thiệu; chứng minh thư nhân dân; Hộ chiếu và đề cương nghiên cứu (nếu có)
- Làm thẻ độc giả (BM-PVĐG-01)
- Vào Sổ đăng ký độc giả (BM-PVĐG-02)
- Mở hồ sơ độc giả.
Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu
- Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu bằng các công cụ tra cứu
- Hướng dẫn độc giả viết Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (BM-PVĐG-03)
- Nhận Phiếu yêu cầu của độc giả
- Đăng ký Phiếu yêu cầu vào sổ (BM-PVĐG-04).
Bước 3: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền
- Trình Trưởng Phòng Đọc cho ý kiến
- Trình Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia xét duyệt tài liệu.
- Trình Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước duyệt tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Bước 4: Nhận lại Phiếu yêu cầu, chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến Phòng Bảo quản
- Nhận lại Phiếu yêu cầu
- Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả
- Chuyển Phiếu yêu cầu được duyệt đến Phòng Bảo quản.
Bước 5: Nhận, kiểm tra tài liệu
- Đối chiếu tài liệu với Phiếu yêu cầu
- Kiểm tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu
- Ký nhận tài liệu vào Sổ giao nhận tài liệu giữa Phòng Bảo quản và Phòng Đọc (BM-PVĐG-06).
Bước 6: Giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thông báo kết quả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả
- Ký giao, nhận tài liệu với độc giả (BM-PVĐG-07)
- Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bước 7: Theo dõi việc nghiên cứu tài liệu
Bước 8: Nhận lại tài liệu từ độc giả
- Kiểm tra, nhận lại tài liệu
- Ký nhận vào sổ (BM-PVĐG-07).
2. Các biểu mẫu
- Thẻ độc giả: BM-PVĐG-01
- Sổ đăng ký độc giả: BM-PVĐG-02
- Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu: BM-PVĐG-03
- Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu: BM-PVĐG-04
- Sổ giao nhận tài liệu giữa Phòng Bảo quản và Phòng Đọc: BM-PVĐG-05
- Sổ giao nhận tài liệu giữa Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu và độc giả: BM-PVĐG-06
|
